Sådan arbejder vi

Generalforsamlingen

Generalforsamlingens opgave er:   

• at træffe Brugerklubbens strategiske beslutninger, herunder langsigtede udviklingstiltag
• at vedtage Brugerklubbens samarbejdsaftale for det kommende år i form af et budget
• at godkende Brugerklubbens regnskab
• at behandle problemstillinger, der løftes op af de etablerede ledelsesfora eller fra medlemsside.

 
Generalforsamlingen holdes i løbet af oktober måned. 
 
Bestyrelsen
Vælges af Generalforsamlingen og består af fem personer. Bestyrelsesformand, formanden for Forretningsledelsen og tre bestyrelsesmedlemmer. 

Bestyrelsens opgaver er:

• at tilse Brugerklubbens drift og økonomi i forhold til de rammer, der fastlægges på Generalforsamlingen
• at beslutte indstillinger fra Forretningsledelsen eks. prioritering af ressourcer, håndtering af lovpligtige prioriteringer, større tvister, udvidet økonomisk råderum mm.
• at varetage det overordnede økonomiske ansvar for organisationen
• at sikre udvikling og innovation og tegne den strategiske retning for Brugerklubben.

 
Formændene for Strategi & Arkitektur og Drift & Udvikling deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret. Dette sker for at sikre handlekraft og effektiv kommunikation mellem organisationens beslutningsfora, da begge formænd også sidder i Forretningsledelsen.
 
Forretningsledelsen (FL)

Vælges af Generalforsamlingen og består af tre personer; formand, der også er medlem af bestyrelsen, samt formændene for hhv. Drift & Udvikling og Strategi & Arkitektur. 

Forretningsledelsens opgaver er:

• at indstille principper og strategi samt ændringer af disse til bestyrelsen
• at beslutte indstillinger fra Drift & Udvikling samt Strategi & Arkitektur
• at varetage den daglige ledelse og sikre koordination mellem strategisk udvikling og drifts- og projektudvikling
• at varetage ansvaret for organisationens økonomi
• at sikre gennemsigtighed i kommunikationen
• at varetage den faglige ledelse af Sekretariatet

 
Forretningsledelsen er Brugerklubben SBSYS’ samlende organ, og det er her organisationens velbefindende måles. Som organisationens øverste praktiske beslutningsforum er det i Forretningsledelsen, at nye tiltag, overordnet koordinering af organisationens fora, henvendelser fra nye medlemmer, ansættelser i sekretariatet samt videndeling til organisationerne forankres.
 
Strategi & Arkitektur (S&A)

Vælges af generalforsamlingen og består af fem personer. Formanden vælges direkte og indtræder som medlem af forretningsledelsen og deltager i bestyrelsesmøder uden stemmeret.

Strategi & Arkitekturs opgaver er:

• at tegne retningen for udvikling af SBSYS i forhold til strategi og arkitektur
• at forvalte vedtaget budget for forhold omkring strategi og arkitektur
• at udarbejde roadmap i samarbejde med leverandør(er) for at sikre langsigtet strategisk fokus på SBSYS
• at opsamle og koordinere medlemmernes behov for strategi, udvikling og arkitektur bl.a. gennem facilitering af relevant(e) Kompetencegruppe(r)og ad-hoc arbejdsgrupper
• at indstille forhold om strategi, arkitektur og infrastruktur til forretningsledelsen, som bærer indstillingerne videre til bestyrelse og generalforsamling.

 
Strategi & Arkitektur faciliterer en eller flere kompetencegrupper, som kan arbejde i dybden med forskellige spørgsmål inden for S&A’s område samt sikre input til debat og emner til udvikling eller høres i større oplæg fra Strategi & Arkitektur inden disse indstilles til ledelsen. Strategi & Arkitektur kan nedsætte projektgrupper til varetagelse af udviklingsopgaver. 
 
Drift & Udvikling (D&U)

Vælges af generalforsamlingen og består af fem personer. Formanden vælges direkte og indtræder som medlem af forretningsledelsen og deltager i bestyrelsesmøder uden stemmeret.

Drift & Udviklings opgaver er:

• at beslutte projekter fra udviklingsplanen inden for vedtaget budget for Drift & Udvikling
• at styre porteføljen af udviklings- og driftsopgaver, herunder prioritering af medlemsorganisationernes individuelle udviklingsønsker
• at igangsætte og lukke udviklingsprojekter og sikre at projekterne følger Brugerklubbens projektmodel
• at varetage ansvaret for udviklings- og driftskontrakten samt relationen til leverandører. Der kan evt. nedsættes en styregruppe til dette
• at indsamle og koordinere medlemmernes ønsker og erfaringer vedr. drift og brug af SBSYS bl.a. gennem facilitering af relevant(e) kompetencegruppe(r) og projektgrupperne
• at indstille udviklingsprojekter til forretningsledelsen, såfremt de ligger uden for vedtaget budgetramme for Drift & Udvikling

 
Drift & Udvikling faciliterer en eller flere kompetencegrupper som sikrer input til debat og emner til udvikling, og den/de relevante kompetencegruppe(r) høres i større oplæg fra Drift & Udvikling inden disse indstilles til Forretningsledelsen. Drift & Udvikling nedsætter projektgrupper til at udarbejde specifikationer og gå i dialog med udviklerne om gennemførelse af konkrete udviklingsprojekter.