Privatlivspolitik for Brugerklubben SBSYS

Brugerklubben SBSYS behandler som forening personoplysninger på dem, der fra medlemsorganisationerne indgår i samarbejdet, og skal som alle andre organisationer overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. 

Derfor har Forretningsledelsen vedtaget en privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi i Brugerklubben SBSYS behandler personoplysninger, så vi sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Brugerklubben SBSYS behandler som forening personoplysninger på dem, der fra medlemsorganisationerne indgår i samarbejdet, og skal som alle andre organisationer overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. 

Derfor har Forretningsledelsen vedtaget en privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi i Brugerklubben SBSYS behandler personoplysninger, så vi sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Hvordan skal du forholde dig
Brugerklubben er ansvarlig for behandling af de personoplysninger, vi har registreret om dig som repræsentant fra en af medlemsorganisationerne i Brugerklubben.

Brugerklubben SBSYS er derfor dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. 

Helt overordnet behandler vi udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. 

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål. Vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Du kan altid kontakte Brugerklubbens datakontaktperson, som er: 

Kontaktperson: Bent Højlund, formand for Forretningsledelsen  

Adresse: Regimentvej 16, 2, 8930 Randers NØ

Telefonnummer: 5156 2801

Mail: bh@randers.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger: 

  1. Oplysninger relateret til medlemsorganisation:
    1. Almindelige personoplysninger: Fx. organisationsnavn, kontaktpersoner, virksomhedsadresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, mailadresse.
  2. Oplysninger om medlemsrepræsentanter:
    1. Almindelige personoplysninger: Fx. kontaktoplysninger som navn, virksomhedsadresse, arbejdsrelateret telefonnummer og mailadresser,
    2. Andre oplysninger om tillidsposter, kompetencer og andre hverv i relation til foreningen

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx: 

  • Den medlemsorganisation, du repræsenterer
  • Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At Brugerklubben SBSYS som forening har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at Brugerklubben kan opfylde en aftale med dig
  • At loven stiller krav om, at Brugerklubben behandler dine oplysninger
  • At du har givet samtykke til, at Brugerklubben må behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om repræsentanter fra Brugerklubbens medlemsorganisationer er:

  • At behandle medlemsrelaterede oplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbreve
  • At vi kan koordinere og håndtere medlemsrepræsentanternes opgaver i Brugerklubben
  • At vi har overblik over og kan udvikle medlemsrepræsentanternes erfaringer og kompetencer, 
  • At drive Brugerklubbens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • At administrere din relation til Brugerklubben SBSYS
  • At opfylde lovgivning (Fx. EU’s persondataforordning eller offentlighedsloven)
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen (billeder mv)

Samtykke
Når Brugerklubben behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for Brugerklubben – fx. til brug for referencer - uden dit samtykke.

Dog ifm. aktindsigtsamodninger med hjemmel i offentlighedsloven kan vi udlevere organisationsnavn og dit navn uden samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:

  • Medlemsorganisation: 
    • Vi sletter oplysninger om organisation og repræsentanter senest 5 år efter at medlemskabet er ophørt. 
  • Medlemsrepræsentanter: 
    • Vi sletter oplysninger om dig, senest 6 mdr. efter, at dit arbejde som medlemsrepræsentant er ophørt.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til Brugerklubben. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Gyldighed:
Besluttet på Forretningsledelsens møde, d. 22.8.2018.